La carta comercial

En diferentes ocasiones de nuestra vida se nos presenta la necesidad de redactar una carta. De hecho, pocas personas en el mundo, han estado exentas de este compromiso.

La elaboración de una carta requiere de un cuidado especial, sobre todo si se trata de una carta de negocio, porque a través de ella se puede estar comprometiendo, no sólo la imagen y el prestigio de un ente económico, sino también su capacidad de proyección, de confianza, de relacionarse con aliados y clientes y hasta de obtener ganancias significativas.

De acuerdo con este orden de ideas, podemos imaginarnos y valorar la importancia de que un mensaje comunique de manera clara, precisa y organizada, lo que queremos decir.

En consecuencia, la presente temática va orientada a enfocar los aspectos que debemos tener en cuenta al momento de redactar un mensaje, especialmente comercial, pero servirá de parámetro, para otros tipos de cartas.

Iniciemos:

Es importante antes de comenzar, definir el concepto de lo que es una carta comercial.

Una carta comercial es un mensaje que generalmente trata un tema concerniente a negocios entre compañías, a negocios entre personas naturales y compañias o a relaciones entre empleados y compañía.

Redactar y presentar una carta, exige muchos requerimientos aunque la carta sea relativamente corta. Estos requerimientos tienen que ver con el objetivo, la coordinación de las ideas, la ortografía, el estilo de redacción y la presentación, entre otros. Sin embargo, aquí vamos a tratar de ilustrar, de manera breve, los aspectos más relevantes para su redacción y elaboración.

Sabemos ya que una carta está constituída por párrafos, los párrafos por oraciones, las oraciones por frases y las frases por palabras. El párrafo se identifica, porque termina en un punto aparte. Para comenzar un nuevo párrafo, se dejan dos interlineaciones, como en los libros. Las oraciones y frases que componen los párrafos deben tener coordinación para dar sentido a lo que pretendemos comunicar. Para ello es necesario hacer uso de la gramática.

Una carta comercial generalmente está basada en un sólo tema. Auncuando su contenido sea de dos o tres párrafos, el tema es el mismo, o debe en lo posible ser el mismo, pero este tema puede estar estructurado por una, dos o tres ideas. Con cada idea, se redactará un párrafo.

Para las cartas comerciales, especialmente, los párrafos deben ser cortos, llamativos y convenientes para lograr una mayor claridad del mensaje. Tres o cuatro lineas, bastarían en la época actual, marcada por muchas ocupaciones. Un mensaje corto, se lee de inmediato. Un mensaje extenso, requiere de mayor tiempo y corre el riesgo de apartarse para después y quizás no ser leído por olvido.

Veamos a continuación cuál pudiera ser el tema central en una carta, y cuales las ideas que estructuren ese tema:

Tema Central: Solicitud de una cotización

Primera idea estructural: Introducción a la necesidad de adquisición de un

producto.

Segunda idea estructural: Solicitud expresa de la cotización

Tercera idea estructural: Solicitud de las condiciones de pago

A continuación se sugieren algunas recomendaciones a tener en cuenta en el momento de redactar una carta:

• Redacte párrafos cortos.
• Construya oraciones y frases cortas, pero con sentido.
• Estructure cada párrafo con base en una sola idea.
• Vincule un párrafo con otro, con frases conectivas, tales como: no obstante, sin embargo, por consiguiente, asímismo, por lo anterior, entre otras.
• Procure proporcionar los párrafos.
• Mantenga un estilo propio y original, conservando la buena redacción y correcta escritura.
• Evite la repetición de palabras. Utilice sinónimos.
• Haga énfasis en las ideas importantes.
• Utilice un tono optimista, amable y cortés, sin exagerar.
• Exprese el mensaje en primera persona del plural (nosotros) porque una carta comercial, representa a un grupo empresarial, así haya un único firmante.
• Omita temas personales.
• Trate de "usted", no tutee.Además de lo anterior, la elaboración de una carta requiere de una preparación previa. Para ello debemos tener en cuenta, entre otras, las siguientes preguntas:

1. ¿Qué propósitos me llevan a escribir? ¿Qué pretendo conseguir? Esto tiene que ver con el tema central?

2. ¿Qué ideas deberán estructurar el tema central?

3. ¿Cuál debe ser el orden de esas ideas? ¿Cuál va primero, cuál va después, según un orden lógico y secuencial?

4.¿Qué datos y referencias pertinentes preciso mencionar y dónde los busco para tenerlos a la mano?

Planteadas y respondidas las preguntas anteriores, propóngase a comenzar la redacción de la carta a manera de borrador, esbozando las ideas. Recuerde que esbozar es aquello que puede alcanzar mayor desarrollo y extensión.

Si es posible, pida a alguien que lea el mensaje y pregúntele qué comprendió. Es una buena táctica para asegurar por lo menos, que cumple con el propósito u objetivo planteado.

por último tenga en cuenta si el mensaje es:

• Directo y breve
• Completo. No le falta nada.
• Cortés y de estilo distinguido.
• Motivador. Esto es importante para conseguir lo que se pretende.

Sigamos:

Lo anterior, estuvo relacionado con la redacción de la carta. Antes de observar algunos ejemplos, veamos cuáles son las lineas de una carta y cómo debe distribuirse el mensaje en el papel. Para esto debemos hablar de los estilos de cartas mayormente reconocidos: el estilo Bloque Extremo y el Estilo Bloque.

La diferencia de los estilos está enmarcada en la forma de distribución de las líneas que conforman el documento.

El estilo Bloque Extremo se identifica porque todas las líneas parten del márgen izquierdo.

En el estilo bloque, las líneas de referencia, fecha, asunto, nombre y cargo del remitente, parten del centro de la hoja hacia la derecha.

Veamos el ejemplo:

Carta Bloque Extremo

Carta Bloque

A continuación, veremos a través de un mapa conceptual, un resumen de lo estudiante hasta ahora:

Ahora bien, en cuanto a las partes de una carta comercial, estas son detalladas a continuación:

• Membrete: está formado por la Razón Social, Domicilio, Dirección, Teléfono, e-mail, Logotipo, Lema y otros que considere pertinentes.
• Número consecutivo de la carta: en algunas ocasiones está regulado por la legislación de cada país. Se coloca para identificar la carta. En muchos casos es un número alfanumérico que comienza con la o las iniciales del departamento de donde procede la carta y el consecutivo de ese departamento.
• Lugar y Fecha: hace referencia a la ciudad de origen y a la fecha en que se redacta la carta, y se escribe de la siguiente manera: Cali, 20 de octubre de 2008.
  Datos del destinatario: están compuestos por Tratamiento (Señor, Señora, Señorita, Licenciado, Ingeniero, Arquitecto, entre otros), Nombre, Cargo, Nombre de la empresa (va a continuación del Nombre, precedido por una coma y si forma sigla, se escribe con mayúscula sostenida), Dirección (se escribe como aparece en el documento que se contesta), Lugar de destino (nombre de la ciudad, departamento y país, dependiendo del recorrido geográfico del documento. Si es local, nada más va la ciudad).
• Asunto: se utiliza preferiblemente para cartas de más de un párrafo. Este es importante para la radicación del documento, ya que resume el contenido.
• Saludo o vocativo: el saludo es una expresión cortés o de reverencia que termina en punto. Ejemplo: Cordial saludo. El vocativo, como su nombre lo indica, es una invocación, un llamado más directo o con énfasis, va seguido de dos puntos. Ejemplo: Estimada señorita Pérez:
• Cuerpo o Texto de la carta: es en sí, el desarrollo del tema de la carta. Idealmente compuesto de uno, dos o tres párrafos. Recuerde que pueden haber más.
• Despedida: así como saludamos, también nos despedimos. En la actualidad se usan como despedidas, las siguientes frases, entre otras:

Hasta una nueva oportunidad.

Hasta pronto.

Hasta obtener sus gratas noticias.

Hasta tener el gusto de atenderle.

Hasta otra ocasión.

Agradeceré su respuesta.

Agradeceremos su gentil colaboración.

Para nosotros es un gusto servirle.

No obstante, como las normas para elaborar una carta no son una camisa de fuerza, sino unos parámetros o estándares generales para elaborarlas lo mejor posible, todavía hay quienes utilizan las despedidas breves ya conocidas. Estas despedidas son:

Atentamente,

Cordialmente,

Sinceramente,

• Nombre del remitente: hace referencia al nombre y apellido de la persona que firma la carta, y su escritura debe concordar con la forma como se escribió el nombre del destinatario (mayúscula inicial o mayúscula sostenida). Debajo del nombre y apellido debe colocarse el cargo en mayúscula inicial. La firma va encima del nombre.


• Anexo: se coloca a dos interlineas del firmante, seguida de dos puntos. A continuación se anuncia la cantidad de anexos, especificando lo que se envía. Ej.

Anexo: una factura

• Copia: se escribe a dos lineas del firmante o de la linea de anexos, si los hay, seguida de dos puntos. A continuación se relacionan las personas o funcionarios a las que se les hará llegar copia del documento, con sus cargos y en orden jerárquico. Puede enviarse también a nombre de departamentos. Ejemplo:

Copia: Sr. Augusto Ponce, Gerente de Ventas, Distritor S. A. -------- Primer Ejemplo

Copia: Auditoría, Tesorería, Pagaduría, Nómina ----------------------Segundo Ejemplo

• Identificación del digitador: existen dos formas de escribirlo, colocar las iniciales del nombre y apellido en minúscula y sin puntos, o, el nombre y la inicial del apellido seguida de un punto, si es mujer, o, la inicial del nombre seguida de un punto y el apellido, si es varón. Ejemplo:

Si es mujer: Alicia J. --------------Forma tradicional: aj

Si es hombre: A. Fontalvo ---------Forma tradicional: af

A continuación un resumen en un mapa conceptual: